Papeterie
Principe
> Les modèles Word et autres gabarits ne doivent pas être modifiés afin de préserver cette unité.
Cartes de visite
Les cartes de visite déjà imprimées peuvent encore être utilisées pour des raisons écologiques. Par la suite, les commandes peuvent être faites via l'Hospitalité et l'Intendance après validation avec le supérieur hiérarchique.
Les cartes de visites sont imprimées dans la langue principale de la personne et comportent :
- Prénom et Nom
- Titre (si présent)
- Fonction
- Adresse mail individuelle
- Numéro de téléphone direct
- QR-Code avec informations personnelles (généré par l'Hospitalité et l'Intendance)
L'adresse postale du siège et le site internet sont présents sur toutes les cartes de visite.
Modèle « employé » - fonction
Modèle « direction » - titre et fonction
Enveloppes
Les enveloppes avec le logo de l'ECAB sont remplacées par des enveloppes neutres. Ceci afin de pouvoir utiliser le service e-post qui sera déployé à l'avenir et également pour des raisons de confidentialité.
> Lors d'un envoi par poste traditionnelle sans le service e-post, l’adresse de l’expéditeur ( ECAB-KGV, CP-PF, CH-1701 Fribourg-Freiburg ) doit être visible dans la fenêtre de l’enveloppe ou sur l’étiquette de l’adresse collée sur des enveloppes sans fenêtre.
Pour les enveloppes sans fenêtre ; imprimer une étiquette d'adressage sur une imprimante Dymo (en réseau). Le modèle d'étiquette d'adresse Dymo est disponible sous les téléchargements. Il n'est pas permis d'inscrire une adresse postale à la main.
Exemple de l'étiquette d'adresse Dymo pour les enveloppes sans fenêtres
Papier en-tête
Le modèle de lettre Word existe en deux versions, en français et en allemand.
Pour les collaborateurs de l'ECAB, ces modèles sont directement disponibles dans Word sous le thème « ECAB » ainsi qu'ici : Templates.
Une version avec les champs libres pour le publipostage est disponible auprès de la Communication si besoin.
Bas de page dès la deuxième page
Général
La structure du document (logo, marges, espaces bloqués) ainsi que son design (police, taille de police, interligne, alignement à gauche) ne doivent pas être modifiés.
A Adresse expéditeur (en cas de retour de la poste)
L'adresse de l'expéditeur est affichée par défaut. Pour un envoi via le service e-post, l'adresse est à masquer via la liste déroulante dans le fichier Word.
B Adresse destinataire
L'adresse du destinataire ne peut pas comporter plus de six lignes.
C Date du courrier
La date du courrier s'adapte automatiquement à la date du jour. Il est cependant possible de l'adapter manuellement si besoin.
D Initiales
S'il y a deux rédacteurs - le niveau hiérarchique supérieur se place à gauche suivi du deuxième rédacteur séparé par une barre oblique.
E Concerne
Le courrier peut comporter au maximum trois lignes « Objet ». Les deux lignes du bas peuvent être supprimées si besoin,
F Département ou Administration
La mention du département ou de l'administration se place en fin de texte. Si besoin, le service peut être inscrit manuellement.
G Signatures
S'il y a deux signatures, le niveau hiérarchique supérieur se place à gauche.
Les signatures manuscrites ou électroniques se placent au-dessus des noms.
H Titre et fonction
S'il y a un titre et une fonction le titre peut être inscrit dans le premier champ et la fonction dans le deuxième champ.
S'il y a uniquement une fonction le champ du bas peut être supprimé ou utilisé si la fonction est trop longue.
I Annexe(s)
Les annexes sont mentionnées par une liste à puce avec un tiret. Les champs sont toujours placés en bas de page.
S'il n'y a pas d'annexes ces champs peuvent être supprimés.
J Copie(s)
Les copies sont mentionnées par une liste à puce avec un tiret. Les champs sont toujours placés en bas de page.
S'il n'y a pas de copies ces champs peuvent être supprimés.
K Bas de page
Le bas de page ne doit pas être modifié. Cependant, un service ou un Centre de Compétence a le droit d'adapter un modèle si besoin en modifiant uniquement :
- le numéro de téléphone afin de mettre le numéro de téléphone général du service ou Centre de Compétence
- l'adresse e-mail afin de mettre l'adrese e-mail générale du service ou du Centre de Compétence
L Pagination
Dès la deuxième page d'un courrier, une pagination automatique est affichée dans le bas de page.
Autres modèles Word
D'autres modèles Word sont également disponibles :
- Transmission « sans lettre » (le bas de page peut être modifié comme dans les consignes sous la lettre « K » ci-dessus)
- Rapport de travail
- Notice interne à une et deux colonnes (numérotation à convenir avec le service juridique)
- Modèles vierges avec et sans bas de page
Pour les collaborateurs de l'ECAB, ces modèles sont directement disponibles dans Word sous le thème « ECAB » ainsi qu'ici (connexion requise) : Templates.
Les modèles d'actes normatifs (règlements, directives, notes explicatives, etc.) sont disponibles auprès du service juridique.
