Geschäftsausstattung

Grundsatz

Die Geschäftsausstattung spiegelt die visuelle Identität der Marke in ihren alltäglichen Kommunikationsmitteln wider. Sie vermittelt Professionalität und Kohärenz und stärkt so die Glaubwürdigkeit und Wiedererkennbarkeit der Marke.
> Word-Vorlagen und andere Vorlagen dürfen nicht verändert werden, um diese Einheitlichkeit zu wahren.

Visitenkarten

Bereits gedruckte Visitenkarten können aus ökologischen Gründen weiterhin verwendet werden. Nachfolgende Bestellungen können nach Absprache mit dem Vorgesetzten über die Abteilung «Hospitality und Beschaffung» erfolgen.

Die Visitenkarten werden in der Hauptsprache der jeweiligen Person gedruckt und enthalten:

  • Vorname und Nachname
  • Titel (falls vorhanden)
  • Funktion
  • Individuelle E-Mail-Adresse
  • Direkte Telefonnummer
  • QR-Code mit persönlichen Informationen (erstellt von der Abteilung «Hospitality und Beschaffung»)

Die Postanschrift des Hauptsitzes und die Website sind auf allen Visitenkarten angegeben.
 

Vorlage für Mitarbeiter - Funktion

Vorlage für die Direktion - Titel und Funktion

Briefumschläge

Die Umschläge mit dem Logo der KGV werden durch neutrale Umschläge ersetzt. Dies erfolgt aus Gründen der Vertraulichkeit und um den E-Post-Dienst nutzen zu können, der in Zukunft eingeführt wird.
 

> Bei einem Versand per Post ohne den E-Post-Dienst muss die Absenderadresse (ECAB-KGV, CP-PF, CH-1701 Fribourg-Freiburg) im Fenster des Umschlags oder auf dem Adressaufkleber auf Umschlägen ohne Fenster sichtbar sein.

Für Umschläge ohne Fenster drucken Sie bitte ein Adressetikett auf einem Dymo-Drucker (im Netzwerk) aus. Die Dymo-Vorlage für Adressetiketten finden Sie unter «Downloads». Das handschriftliche Ausfüllen der Adresse ist nicht erlaubt.

Beispiel der Dymo-Adressetikette für Umschläge ohne Fenster

Briefkopfpapier

Die Word-Briefvorlage liegt in zwei Versionen vor: auf Französisch und auf Deutsch.
Für die Mitarbeitenden der KGV sind diese Vorlagen direkt in Word unter dem Thema «ECAB» sowie hier verfügbar: Templates.

Eine Version mit freien Feldern für den Mailingversand ist bei Bedarf bei der Kommunikationsabteilung erhältlich.
 

Fusszeile ab der zweiten Seite

Allgemeines
Die Struktur des Dokuments (Logo, Ränder, reservierte Bereiche) sowie dessen Gestaltung (Schriftart, Schriftgrösse, Zeilenabstand, linksbündige Ausrichtung) dürfen nicht verändert werden.

A  Absenderadresse (im Falle einer Rücksendung durch die Post)
Die Absenderadresse wird standardmässig angezeigt. Bei Versand über den E-Post-Dienst ist die Adresse über das Dropdown-Menü in der Word-Datei auszublenden.

B  Empfängeradresse
Die Empfängeradresse darf nicht mehr als sechs Zeilen enthalten.

C  Datum des Schreibens
Das Datum des Schreibens passt sich automatisch dem aktuellen Datum an. Es kann jedoch bei Bedarf manuell angepasst werden.

D  Kürzel
Bei zwei Verfassern wird der ranghöhere Verfasser links aufgeführt, gefolgt vom zweiten Verfasser, getrennt durch einen Schrägstrich.

E  Betrifft
Das Schreiben darf maximal drei Zeilen «Betreff» enthalten. Die beiden unteren Zeilen können bei Bedarf gelöscht werden,

F  Departement oder Administration
Die Angabe des Departements oder der Adminstration steht am Ende des Textes. Bei Bedarf kann der Dienst manuell eingetragen werden.

G  Unterschriften
Bei zwei Unterschriften steht die höhere Hierarchieebene links.
Handschriftliche oder elektronische Unterschriften stehen über den Namen.

 

H  Titel und Funktion
Bei Vorhandensein von Titel und Funktion kann der Titel in das erste Feld und die Funktion in das zweite Feld eingetragen werden.
Gibt es nur eine Funktion, kann das untere Feld weggelassen oder verwendet werden, wenn die Funktion zu lang ist.

I  Beilage(n)
Die Anhänge werden in einer Aufzählungsliste mit einem Strich aufgeführt. Diese Felder befinden sich immer am Ende der Seite.
Gibt es keine Anhänge, können diese Felder entfernt werden.

J  Kopie(n)
Die Kopien werden in einer Aufzählungsliste mit einem Strich aufgeführt. Diese Felder befinden sich immer am Ende der Seite.
Gibt es keine Kopien, können diese Felder entfernt werden.

K  Fusszeile
Die Fusszeile darf nicht verändert werden. Jedoch hat eine Dienststelle oder ein Kompetenzzentrum das Recht, eine Vorlage bei Bedarf anzupassen, indem sie ausschliesslich Folgendes ändert:
- die Telefonnummer, um die allgemeine Telefonnummer der Dienststelle oder des Kompetenzzentrums einzufügen 
- die E-Mail-Adresse, m die allgemeine E-Mail-Adresse der Dienststelle oder des Kompetenzzentrums einzufügen

L  Seitenangabe
Ab der zweiten Seite eines Schreibens wird im Fussbereich eine automatische Seitennummerierung angezeigt.

Weitere Word-Vorlagen

Es stehen auch weitere Word-Vorlagen zur Verfügung:

  • Übermittlung «ohne Schreiben» (die Fusszeile kann wie in den Anweisungen unter dem Buchstaben «K» oben geändert werden)
  • Arbeitsbericht
  • Interne Erläuterung mit einer und zwei Spalten (Nummerierung nach Absprache mit dem Rechtsdienst)
  • Leere Vorlagen mit und ohne Fusszeile

Für die Mitarbeitenden der KGV sind diese Vorlagen direkt in Word unter dem Thema «ECAB» sowie hier verfügbar (Anmeldung erforferlich) : Templates.

Die Mustervorlagen für normative Rechtsakte (Reglement, Richtlinie, Erläuterung usw.) sind beim Rechtsdienst erhältlich.